E-administracja w biznesie

Sprawdziliśmy, co Polacy sądzą o usługach cyfrowych w urzędach

Polska zajmuje 25. miejsce wśród krajów Unii Europejskiej korzystających z e-administracji, czyli technologii informatycznych w relacjach urząd-obywatel. W 2014 r. z e-administracji korzystał co czwarty Polak – wynika z badania Eurostatu. Gorzej od nas wypadają tylko Włosi, Bułgarzy i Rumuni. Dlaczego nie przekonaliśmy się do e-administracji w biznesie?

Wygląda na to, że Polacy wciąż sceptycznie podchodzą do usług cyfrowych w urzędach. W całej Unii Europejskiej odsetek osób korzystających z usług cyfrowych w urzędach stanowi już blisko połowę obywateli. Najwyżej zinformatyzowana w kontaktach z urzędami jest Szwecja, Finlandia oraz Dania. Tam e-administracji używa już ponad 80 proc. obywateli.

Polacy jednak korzystają z e-administracji nie tylko rzadziej od mieszkańców Europy Zachodniej, ale także od państw, które wstąpiły do UE w tym samym czasie co Polska – podaje Eurostat.

E-administracja może być przyjaznym narzędziem dla przedsiębiorców. Pozwala zaoszczędzić czas, upraszcza procedury, a także zmniejsza koszty czynności administracyjnych. Cały proces komunikacji między przedsiębiorstwem a instytucją państwową, czyli składanie dokumentów w formie elektronicznej czy e-przetargi, odbywa się za pośrednictwem internetu. Jednym z ułatwień dla przedsiębiorców jest CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). To rejestr zawierający wszystkie działające, ale także zawieszone firmy. Dzięki niemu bez wizyty w urzędzie można zarejestrować firmę, zmienić dane osobowe czy zaktualizować adres.

W kontakcie z ZUS przedsiębiorcy może pomóc PUE (Platforma Usług Elektronicznych), za pomocą której można przesyłać wszystkie deklaracje i dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi. Popularna jest także aplikacja ePłatnik przeznaczona dla małych i średnich przedsiębiorców, zatrudniających do 100 pracowników.

Pozwala ona składać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Coraz więcej osób korzysta także z systemu e-Deklaracje. Dzięki niemu przez internet można przesyłać formularze VAT, PIT i CIT.

A jednak coś w tym systemie szwankuje. Według szacunków NIK aż 96 proc. dokumentów przesłanych za pośrednictwem ePUAP (Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) w badanym okresie stanowił obieg dokumentów między administracją publiczną. E-dokumenty od firm i obywateli stanowiły zaledwie niecałe 4 proc. korespondencji.

Co jest największą barierą w związku z e-administracją? Eksperci podkreślają, że niewielka świadomość obywateli i firm oraz brak samej chęci do korzystania z takich rozwiązań. Podstawowym problemem może być brak autoryzacji e-dokumentów podpisem elektronicznym, tj. brak profilu zaufanego. To powoduje, że przedsiębiorca musi stawić się w urzędzie osobiście. Dużym problemem są także obowiązujące przepisy, które dla wielu przedsiębiorców są zbyt skomplikowane.

Problemem może być niezrozumiały język oraz nieintuicyjna e-platforma. Część osób ceni też sobie osobisty kontakt z urzędnikami, którzy mogą pomóc przy wypełnianiu dokumentów. To wszystko powoduje, że zdecydowana większość Polaków wciąż wybiera tradycyjne formy kontaktu z administracją publiczną. I to także odzwierciedlają wyniki ankiety przeprowadzonej wśród przedsiębiorców na money.pl.

Sprawdziliśmy, jak Polacy podchodzą do kwestii korzystania z e-administracji w biznesie. W ankiecie money.pl pytał przedsiębiorców, czy wykorzystują oni narzędzia e-administracji. Wyniki ankiety mogą świadczyć o tym, że przedsiębiorcy niechętnie korzystają z elektronicznej komunikacji z urzędami.

Pytani przez money.pl przedsiębiorcy zdecydowanie wolą udać się do stacjonarnej placówki, by tam w tradycyjny sposób załatwić sprawę. „ Czy korzystasz z e-administracji?” – takie pytanie zadaliśmy w ankiecie, zbierając w sumie ponad 9 tysięcy głosów.

Zdecydowana większość ankietowanych, bo aż 52 proc., woli pójść do urzędu, by tam osobiście załatwić sprawę. 25 proc. głosujących osób nie korzysta z e-administracji, ponieważ za każdym razem natrafia na jakieś problemy. Najmniej ankietowanych – 23 proc. – korzysta z e-administracji, ponieważ jest to dla nich duża oszczędność czasu.

Mimo tych wyników warto zauważyć pozytywne zmiany – Digital Economy Lab UW, autorzy raportu „E-administracja w Polsce na tle Unii Europejskiej”, zwracają uwagę na pozytywny trend wśród przedsiębiorców. W ciągu ostatniego roku aż 90 proc. polskich firm zadeklarowało, że przynajmniej raz skorzystało z e-administracji, tzn. że „uzyskało informację za pośrednictwem strony internetowej instytucji, pobrało, złożyło formularz lub odprowadziło składki i podatek VAT”. To pozytywna zmiana wśród właścicieli małych i średnich firm i 17. miejsce dla Polski na tle pozostałych państw UE.

Polscy przedsiębiorcy częściej też korzystają z elektronicznej wysyłki deklaracji składek społecznych. Rzadziej drogą elektroniczną rozliczamy podatek VAT. Najlepszy wynik osiągamy jednak przy udziale w e-przetargach. Okazuje się, że co czwarte polskie przedsiębiorstwo uczestniczy w elektronicznych przetargach. Tu zajmujemy 4. miejsce w UE, za Irlandią, Litwą i Estonią.

Jeszcze dwa lata temu ponad połowa samorządów nie korzystała z elektronicznego obiegu dokumentów. To się poprawia, ponieważ w latach 2014-2020 na wdrożenie e-administracji w ramach programu operacyjnego Polska Cyfrowa przeznaczono ponad 1,1 mld euro.

Niektóre z województw otrzymały dofinansowania w kwocie nawet 200 mln zł na samą informatyzację i cyfryzację administracji publicznej.

Obecny rząd chce, by w perspektywie najbliższych 3-5 lat połowa Polaków 80 proc. swoich relacji z urzędami mogła prowadzić przez internet. Pomóc w tym ma wprowadzenie pod koniec 2018 r. e-dowodu. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada, że ma on ułatwić załatwianie spraw w urzędach. E-dowód ma być zintegrowany z innymi dokumentami, m.in. z prawem jazdy czy kartą ubezpieczenia zdrowotnego.

Autor: Mieszko Rozpędowski

money.pl, 17 grudnia 2016